편집자에게 '오케이'를 얻어내기 위한 저자 답변서 쓰기(J Grad Med Educ, 2019)

편집자에게 '오케이'를 얻어내기 위한 저자 답변서 쓰기(J Grad Med Educ, 2019)
Writing Author Response Letters That Get Editors to ‘‘Yes’’
Gail M. Sullivan, MD, MPH Deborah Simpson, PhD Lalena M. Yarris, MD, MCR Anthony R. Artino Jr, PhD

 

최근 걸작을 제출한 저널에서 흥미로운 의료 교육 혁신을 설명하는 원고인 이메일이 뜬다. 당신이 이 서사시 작품을 출품한 지 꽤 된 것 같아요. 두려움으로 당신은 이메일을 엽니다. 그것은 광범위하다: 수정이 요청된다. 당신은 그 논문이 거절당하지 않아서 기쁘지만, 이메일이 길다는 것은 여전히 상당한 노력이 필요하다는 것을 나타낸다. 더 많은 데이터, 분석, 토론, 제한 및 참조에 대한 많은 의견과 요청을 읽으면 기분이 가라앉습니다. 당신은 걱정한다: 검토자들이 당신의 논문을 이해했나요? 모든 댓글에 응답해 주실 수 있나요? 응답할 시간을 어디서 찾을 것인가?
An e-mail pops up from the journal to which you submitted your recent masterpiece, a manuscript describing an exciting medical education innovation. It feels like a long time since you submitted this epic work. With trepidation you open the e-mail. It is extensive: a revision is requested. You are elated that the paper has not been rejected, but the length of the e-mail indicates that considerable efforts are still required. As you read the many comments and requests for more data, analyses, discussion, limitations, and references, your spirits sink. You worry: Did the reviewers understand your paper? Can you respond to all of the comments? Where will you find the time to respond?

절망하지 마세요. JGME(Journal of Graduate Medical Education) 편집자들이 여러분의 논문에 대해 편집자들이 "네"라고 대답하는 데 도움이 되는 훌륭한 작가 응답 편지를 만드는 것을 돕기 위해 여기에 있습니다.
Do not despair. The Journal of Graduate Medical Education (JGME) editors are here to help you craft a stellar author response letter, one that will help editors say “yes” to your paper.

첫 번째 일
First Things First

앉아서 맥을 짚고 나서 코멘트를을 주의 깊게 읽을 시간을 가지세요. 검토자 및 편집자(전부는 아니더라도 많은 사람들이 자원봉사자임)는 다음과 같은 목표를 가지고 있습니다. 당신의 논문을 최대한 좋은 것으로 만들기 위해. 동료 검토의 기본 원칙은 개정안이 항상 더 나은 논문을 만들어 낸다는 것이다. 대부분의 저자들은 그들의 논문이 검토 과정을 통해 개선된다는 것에 동의한다. 
Sit down, take your pulse, and then find some time to read the comments carefully. Keep in mind that the reviewers and editors—many, if not all, are volunteers—have the same goal as you: to make your paper the best it can be. A fundamental principle of peer review is that revision always produces a better paper. Most authors agree that their papers are improved through the review process.1 

좋은 소식은 수정 및 재제출 결정이 첫 번째 제출이 이 장소에 적합할 수 있음을 나타낸다는 것입니다. 범위를 벗어나거나 저널에서 이미 많은 보도를 받은 주제에 관한 기사는 첫 번째 검토에서 거부될 것이다. 따라서, 당신의 논문은 유망합니다. 당신의 목표는 당신의 수정된 원고에 첨부할 강력한 저자 응답서를 만드는 것이다.

The good news is that a revise and resubmit decision indicates that your first submission is potentially a good “fit” for this venue. Articles that are outside the scope or on topics that have already received heavy coverage by a journal will be rejected on first review. Thus, your paper has promise. Your goal is to craft a strong author response letter to accompany your revised manuscript.

"주요 개정" 결정을 내리는 일반적인 이유
Common Reasons for Getting A “Major Revision” Decision

원고가 주요 수정 결정을 받는 가장 일반적인 이유는 주제가 저널의 독자들에게 흥미롭고 관련성이 있지만, 편집자들은 기존 버전의 논문에서 품질이 배포하기에 충분한지 여부를 결정할 수 없기 때문이다. 이러한 결론은 정보 또는 분석 누락, 논문 정리 불량 또는 불분명한 글 때문에 발생할 수 있다. 검토자와 편집자의 의견은 논문이 "주요" 대 "소" 개정 결정을 받는 이유에 대한 안내문을 제공한다. JGME를 포함한 일부 저널의 경우 메이저 대 마이너는 코멘트 수에 따라 결정되는 것이 아니라 저널의 출판 약속에 따라 결정된다. 이 경우, 요청된 모든 변경이 이루어진 경우, minor decision은 개정된 원고를 출판하겠다는 저널의 약속을 나타낸다.

The most common reason for a manuscript to receive a major revision decision is that, while the topic is of interest and relevant to readers of the journal, the editors are unable to determine, from the existing version of the paper, whether the quality is sufficient for dissemination. This conclusion can be due to missing information or analyses, poor paper organization, or unclear writing. The reviewers' and editors' comments provide guideposts as to why a paper receives a “major” versus “minor” revision decision. For some journals, including JGME, major versus minor is not determined by the number of comments, but by the journal's commitment to publish. In this situation, if all requested changes are made, a minor decision indicates a journal's commitment to publish the revised manuscript.

대응 계획 수립
Planning Your Response

코멘트를 다음으로 나눕니다. 

• (1) 쉽고 빠른 수정사항(예: 잘못된 인용, 잘못된 방법 순서) 
  
• (2) 더 많은 시간과 공동 작성자의 입력이 필요한 항목(예: 새로운 데이터 분석, 섹션 변경) 
  
• (3) 이해하거나 해결할 수 있는지 확실하지 않은 요청입니다. 

대부분의 의견 또는 주요 "꼭 해야 할" 의견(아마도 요청한 추가 데이터를 더 이상 얻을 수 없을 것)에 응답할 수 없는 경우, 문서를 수정할 수 없습니다. 당신은 그 지역의 보급이나 추가 작업을 위한 다른 장소를 고려할 수 있다.

Start by dividing the comments into

• (1) revisions that are easy, quick fixes (eg, incorrect citation, wrong order of methods);
• (2) items that need more time and coauthors' input (eg, new data analyses, rewriting sections); and
• (3) requests that you are not sure you understand or can address.

If you cannot respond to most of the comments or to key “must do” comments (perhaps the additional data requested can no longer be obtained), you will not be able to revise the paper. You may consider a different venue for dissemination or further work in the area.

그러나 대부분의 수정 요청이 가능해 보이면, 공저자를 모아 수정에 접근하는 방법을 결정해야 한다. 저널은 대개 개정 마감일이 확정되기 때문에 속도가 중요하다. 그러나 다시 제출하는 데 시간이 더 필요한 경우 마감일 전에 항상 저널에 이것이 가능한지 물어 보십시오. 많은 저널들은 일상적으로 1~2주 또는 심지어 더 긴 연장을 준다.
However, if most of the revision requests seem possible, you should gather your coauthors, virtually or in person, to decide how to approach the revision. Speed is important, as journals usually have firm deadlines for revisions. However, if you need more time to resubmit, always ask the journal if this is possible, before the due date. Many journals routinely give 1 to 2 weeks or even longer extensions.

주저자는 전체 수정본과 작성자 응답서를 작성하는 경우가 많지만, 작업량을 분산하기 위해 그룹 간에 주석과 섹션이 분할될 수도 있습니다. 계획 수립을 용이하게 하기 위해, 주저자는 모든 편집자 및 검토자 주석을 포함하는 주석 및 응답 표(표 1 참조)를 작성할 수 있습니다. 공동 작성자에게는 완료 기한과 함께 특정 응답/수정 작업이 할당될 수 있습니다. 수정할 때 Track changes과 함께 변경 내용을 추적할 수 있습니다. 팀 접근 방식을 사용하는 경우, 일관성과 정확성을 보장하기 위해 주요 작성자가 최종 제품을 주의 깊게 읽는 것이 중요합니다.

Often the lead author writes the entire revision and author response letter, but comments and sections may also be divided among the group, to distribute the workload. To facilitate planning, the lead author can create a comment and response table (see table 1), which includes every editor and reviewer comment. Coauthors may be assigned a specific response/revision task, along with a deadline for completion. When revising, changes can be tracked with track changes. If a team approach is used, it is essential that the lead author read the final product carefully, to ensure consistency and accuracy.

이익 가정
Assume Beneficence

일부 편집자와 검토자의 요청이 부적절하거나 심지어 가혹해 보일 수 있지만, 종종 더 깊이 읽으면 이러한 논평이 불분명한 글이나 저자의 형편없는 조직력에서 비롯된다는 것을 드러낼 것이다. 편집자와 검토자는 일반 독자보다 귀하의 논문을 더 주의 깊게 읽습니다. 따라서, 만약 그들이 당신의 작품을 이해하지 못한다면, 독자들도 혼란스러울 것이다. 이러한 언급이 업무 또는 자신에 대한 공격이라고 가정하지 마십시오. 이 반응은 설득력 있고 설득력 있는 답변서를 만들 것 같지 않다. 검토자 의견의 톤에 관계없이, 여러분의 이익을 위해 제공되는 것으로 가정하는 것이 가장 좋습니다. 명확하지 않은 의견이나 질의에 대해서는 저널에 설명을 요청하십시오. 이것은 검토자가 반대되는 답변을 요구할 때 특히 적절하다. 편집자들은 작가들에게 지침을 제공하기 위해 명확하지 않거나 오해의 소지가 있는 요청을 포착하려고 노력한다. 종이의 양을 고려할 때, 엇갈린 메시지가 발생한다. 이 경우 수정본을 제출하기 전에 설명을 요청하거나, 가장 적합하다고 생각되는 답변을 선택하여 작성자 답변서에서 근거를 설명할 수 있습니다.

Although some editor and reviewer requests may appear inappropriate or even harsh, often a deeper read will reveal that these comments stem from unclear writing or poor organization on the authors' part. Editors and reviewers read your paper more carefully than the typical reader; thus, if they do not understand your work, it is likely that readers will also be confused. Do not assume that these comments are an attack on your work or yourself. This reaction is unlikely to produce a compelling and persuasive response letter. No matter the tone of reviewer comments, it is best to assume they are provided for your benefit. For comments or queries that are not clear, ask the journal for clarification. This is particularly apt if reviewers ask for opposite responses. Editors try to catch unclear or misleading requests in order to provide guidance to authors. Given the volume of papers, mixed messages do happen. When this occurs, you can ask for clarification before submitting your revision, or choose the response you believe is most suitable and explain your rationale in the author response letter.

심사숙고 끝에 검토자의 의견이 적절하지 않은 어조로 나타날 경우 작성자 답변서와 별도로 편집자에게 문의하십시오. 대부분의 편집자와 평론가들은 작가들을 돕기 위해 열심히 노력하지만, 우리는 틀리기 쉽다. 그러나 편집자와 평론가의 의도가 긍정적이라는 비방어적 입장과 사고방식을 채택하는 것은 여러분에게 도움이 될 것입니다.

If, after careful consideration, a reviewer's comments appear inappropriate in tone, contact the editor, separately from your author response letter. Most editors and reviewers try hard to help authors, but we are fallible. However, adopting a non-defensive stance and mindset that the editors' and reviewers' intentions are positive will serve you well.2 

작성자 응답 편지 구성
Organizing the Author Response Letter

매년 편집자들은 수천 개의 논문과 심지어 더 많은 개정판들을 읽는다. 작성자 답변서를 가능한 한 명확하면서도 간략하게 작성하십시오. 주석, 주석에 대한 응답 및 원고 변경(표 2)과 구별하기 위해 표 접근법(표 1) 또는 다른 글꼴 또는 색상을 사용하여 원고의 주석, 주석에 대한 응답 및 변경 위치를 쉽게 시각화할 수 있습니다. 문서철에서 작성자 응답 서신에 대한 작성자 지시사항에 템플리트를 제공하는 경우, 템플리트를 자세히 따르십시오.

Each year editors read thousands of papers and even more revisions. Make your author response letter crystal clear—as clear yet as brief as possible. Make the comments, response to comments, and location of changes in the manuscript easy to visualize by using a table approach (table 1) or different fonts or colors, to differentiate comments from responses and manuscript changes (table 2). If the journal provides a template in the author instructions for the author response letter, follow the template closely.

대부분의 편집자는 검토자가 작성자를 돕기 위해 각 주석 또는 질의에 번호를 매길 것을 요청합니다. 그럼에도 불구하고, 번호가 매겨지지 않았거나 한 단락에 여러 개의 주석이 포함된 검토자 및 편집자 주석과 함께 의사 결정 편지를 받게 됩니다. 가장 좋은 방법은 이러한 의견을 단일 항목으로 나누고 번호를 매긴 후 의사 결정 서신에 나타나는 순서대로 답변하는 것입니다. 번호가 매겨진 주석이나 긴 단락에 여러 개의 쿼리가 함께 있는 경우에도 각 쿼리에 명시적으로 응답합니다.
Most editors request that reviewers number each comment or query, to assist authors. Nonetheless, you will receive decision letters with reviewer—and even editor—comments that are not numbered, or that have several comments buried in a single paragraph. The best approach is to divide these comments into single topics, number them, and answer in the order in which they occur in your decision letter. Explicitly answer each query, even when several are located together in a numbered comment or long paragraph.

때때로 검토자들은 논문이 단어 수나 그래픽 한계를 넘도록 하는 추가 정보나 표를 요청한다. 단어를 다듬을 다른 영역이 없다면, 원고가 아닌 작성자 답변서에 요청한 정보를 제공하는 것이 가장 좋습니다. 분개장에 따라 온라인 전용 부록에 추가 정보를 넣을 수 있습니다. 또는, 작성자는 응답서에 요청된 답변을 제공하고 편집자가 원할 경우 이 정보를 논문에 추가할 수 있다고 진술할 수 있다. "용지가 단어 수 제한을 초과할 것이기 때문에 응답할 수 없습니다"를 응답하지 않는 이유로 사용하지 마십시오. 까다로운 검토자 및 편집자 의견과 작성자를 위한 잠재적인 해결책은 표 3을 참조하십시오.

Sometimes reviewers request additional information or tables that will make the paper go over word count or graphics limits. If there are no other areas in which to trim words, it is best to provide the requested information in the author response letter rather than in the manuscript. Depending on the journal, additional information can be placed in online-only appendices. Alternatively, authors can provide the requested answers in the response letter and state that this information can be added to the paper, if the editors prefer. Do not use “we cannot respond as it will put the paper over the word count limit” as a reason for nonresponse. See table 3 for tricky reviewer and editor comments and potential solutions for authors.

 

간결함은 미덕이지만, 당신의 반응은 완벽해야 한다. 그러나 일부 논평은 응답을 요구하지 않을 수 있다(예: "저자들이 흥미로운 주제를 다루었다"). 어떤 작가들은 모든 논평에 "이 매우 가치 있고 통찰력 있는 논평에 감사한다"라고 대답한다. 우리의 의견으로는 칭찬은 불필요하고, 우리 쪽에서 더 많은 읽기를 요구하며, 특히 30번째 논평 이후 지나치게 비굴해 보인다. 간단한 답변("감사" 또는 "동의")만 있으면 충분합니다.
Brevity is a virtue, yet your responses must be complete. However, some comments may not require a response (eg, “the authors have tackled an interesting subject”). Some authors respond to every comment with “Thank you for this extremely valuable and insightful comment.” In our opinion, compliments are unnecessary, require more reading on our part, and seem overly obsequious, especially after the 30th comment. A simple response (“Thank you” or “Agree”) is sufficient.

거부 또는 다른 수정 요청 방지
Avoiding a Rejection or Another Revision Request

가장 어려운 편집자 작업 중 하나는 검토자 제안과 작성자 응답을 교차 확인하는 것입니다. 모든 의견과 질문이 다루어지고 있으며, 개정안이 논문의 품질을 충분히 개선하였는가? 작성자 응답이 불완전한 경우, "거부" 또는 다른 "주요 수정" 결정을 받을 수 있습니다. (응답이 완료된 경우에도 새로운 정보가 저널에 대한 논문의 품질, 유용성 또는 적합성에 도전하기 때문에 이러한 결정을 받을 수 있습니다.)

One of the most difficult editor tasks is cross-checking reviewer suggestions with author responses. Are all comments and queries addressed and have the revisions sufficiently improved the quality of the paper? If the author responses appear incomplete, you are likely to receive a “reject” or another “major revision” decision. (Even when responses are complete, you may receive these decisions because the new information now challenges the quality, usefulness, or fit of your paper for the journal.)

Reject을 피하는 가장 좋은 방법은 모든 의견에 완전히 답하고 이 카테고리의 논문을 쓰기 위한 특정 저널 형식을 따르는 것입니다. JGME는 결정서에 올바른 형식을 명시적으로 기술하는 자료를 제시했음에도 불구하고, 필요한 형식을 따르지 않은 두 번째 버전의 원고를 계속 받는다. 경고 작성자는 원고를 제출하기 전에, 그리고 수정본을 제출할 때 이러한 자료를 다시 읽습니다. 요구되는 형식을 따르지 않는 것은 최소한 사소한 개정 결정을 얻을 가능성이 있다. 우리는 많은 저널에 대해 작가 지시가 얼마나 길고 지나치게 복잡한지 이해한다. 저자를 돕기 위해 JGME는 각 원고 섹션의 내용과 순서를 더 자세히 설명하는 자료를 제공한다. 

Your best approach to avoiding a rejection is to answer all comments completely and follow the specific journal format for writing papers in this category. JGME continues to receive second versions of manuscripts that have not followed the required format, despite pointing the authors to resources that explicitly describe the correct format in the decision letter. Alert authors read these resources before submitting the original manuscript, and again when submitting their revision. Not following the required format is likely to garner at least a minor revision decision. We understand how long and overly complex author instructions are for many journals. To assist authors, JGME provides resources that further describe the content and order of each manuscript section.3 

수정본과 저자 답변서를 제출하기 전에, 우리는 당신의 직속 작업 그룹 밖의 누군가가 문법과 오타뿐만 아니라 명확성을 위해 그 논문과 편지를 읽을 것을 강력히 권고한다. 편집자는 당신의 수정본을 읽는 첫 번째 외부인이 되어서는 안 됩니다. 성공적인 전략을 보려면 상자 1을, 유용한 리소스를 보려면 상자 2를 참조하십시오.

Before submitting your revision and author response letter, we strongly recommend that someone outside your immediate working group read the paper and letter for clarity, as well as grammar and typos. An editor should not be the first outside person to read your revision. See box 1 for successful strategies and box 2 for helpful resources.

BOX 1 저자답변서 성공전략

• 그룹으로 작업합니다.
  
• 답변서를 시각적으로 매우 선명하게 만드십시오.
  
• 모든 요청이나 질문에 답하되, 필요 이상의 단어를 사용하지 마십시오.
  
• 예의 바르고, 외교적이고, 방어적이지 마세요: "우리는 모두 같은 편입니다"라는 철학을 사용하세요.
• 다시 제출하기 전에 작성자 답변서와 논문을 검토할 동료 또는 멘토를 찾으십시오.
  
• 편집자와 평론가는 (거의) 언제나 옳다

BOX 1 Strategies for Success for Author Response Letters

• Work within a group.
• Make your response letter visually very clear.
• Answer every request or question, but use no more words than necessary.
• Be polite, diplomatic, and not defensive: use the “we're all on the same side” philosophy.
• Find peers or a mentor to review your author response letter—as well as your paper—before resubmission.
• The editors and reviewers are (nearly) always right.

 

BOX 2 Resources

• Noble WS. Ten simple rules for writing a response to reviewers. PLoS Comput Biol. 2017;13(10):e1005730. doi:10.1371/journal.pcbi.1005730.
• van Hilten L. 3 top tips for responding to reviewer comments on your manuscript. Elsevier Author's Update. https://www.elsevier.com/authors-update/story/publishing-tips/3-top-tips-for-responding-to-reviewer-comments-on-your-manuscript. Accessed March 4, 2019.
• Kelly J, Sadeghieh T, Adeli K. Peer review in scientific publications: benefits, critiques, & a survival guide. EJIFCC. 2014;(3)25:227–243.
• Springer. Peer-review process. Revising and responding. https://www.springer.com/gp/authors-editors/authorandreviewertutorials/submitting-to-a-journal-and-peer-review/revising-and-responding/10285584. Accessed March 4, 2019.

 

요약
In Summary

원고를 수정해 달라는 요청은 반쯤 찬 유리잔("거절되지 않음") 또는 반쯤 찬 유리잔("더 많은 작업")으로 보일 수 있지만, 이러한 추가 노력은 궁극적으로 당신에게 도움이 됩니다. 수정하고 다시 제출하는 결정은 저널이 당신의 작품에 투자하는 두 번째 기회이자 증거입니다. 편집자와 검토자의 코멘트에 주의를 기울이면 주제에 대한 이해, 연구 방법, 작문 실력이 향상된다. "의료"는 작은 세계라는 것을 명심하십시오. 만약 당신이 당신의 작품을 다른 저널에 다시 제출한다면, 당신의 논문은 같은 리뷰어들에 의해 검토될 것이다. 따라서 원고를 새 저널에 제출할 때에도 원본 리뷰에 주의를 기울이는 것이 좋습니다.
A request to revise your manuscript can be seen as a glass half full (“not rejected”) or a glass half empty (“more work”), yet this additional effort is ultimately to your benefit. A revise and resubmit decision is a second chance and evidence of a journal's investment in your work. Paying attention to editor and reviewer comments will sharpen your understanding of the topic, research methods, and writing skills. Keep in mind that “med ed” is a small world: if you resubmit your work to another journal, your paper may be examined by the same reviewers. Thus, paying attention to the original reviews, even when submitting your manuscript to a new journal, is suggested.

동료들 사이에서 일을 나누고, 부정적인 시각보다는 긍정적인 시각으로 의견을 보고, 완전하면서도 간결하게 하고, 시각적으로 명확한 답변서를 만드는 것은 당신의 성공 가능성을 높일 것이다. 당신의 목표는 당신의 편집자가 "예"에 쉽게 도달할 수 있도록 하는 것이다.

Dividing the work among your colleagues, viewing comments in a positive rather than negative light, being complete yet concise, and crafting a visually clear response letter will improve your chance of success. Your goal is to make it easy for your editor to get to “yes.”

 

 

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J Grad Med Educ. 2019 Apr;11(2):119-123. doi: 10.4300/JGME-D-19-00161.1.

Writing Author Response Letters That Get Editors to "Yes"

Gail M Sullivan, Deborah Simpson, Lalena M Yarris, Anthony R Artino Jr

PMID: 31024639

PMCID: PMC6476088

DOI: 10.4300/JGME-D-19-00161.1