보고서 작성 : "공무원은 보고서 한 장으로 능력을 다 말한다." (2) 문장, 입맞춤의 원칙(KISS RULE)

(출처 : http://www.minimalwall.com/2010/05/10/keep-it-simple-5/)

3. 문장, 입맞춤의 원칙(KISS RULE) 

 일반적으로 명문장이라는 것은 한번 듣고서는 알 수 없는 것이 많다. 이들은  어떤 면에서는 특히 간단명료하게 의사전달을 생명으로 하는 보고서 상에서는 졸문이라고 할 수도 있다. 보고서작성의 제1원칙으로 서구에서는 KISS RULE(keep it simple and special)을 고수하고 있다. 즉 간단하면서(simple)도 보고자의 독특한 모양과 문체로 개성(special)을 표현하라는 것이다.

□ 제목(headline, title)은 미녀의 얼굴이다.

중요성에 대하여 Harvard대학 언어학 Charls H. Brown 교수는 

“제목(헤드라인)은 그 보고의 종합이요, 결정이요, 독자가 삼키기 쉽도록 캡슐에 집어넣은 증류물

( Headline is a synthesis, a crystallization, a distillation put into a capsule for easy swallowing)"

이라고 정의하기도 하였다. 

이렇게 하기 위하여 제목을 붙이는데 지켜야 할 것은 

1) 동적인 표현으로, 

2) 구체적인 표현으로, 

3) 내용을 상징하기보다는 암시적이고 설명적으로, 

4) 그리고 명사 혹은 동사를 사용할 것

등이 될 것이다.

□ 간명하고 명확하면서도 정확한 표현

누구나 쉽게 이해할 수 있는 간명(concise)하고, 명확(clear)하면서도 정확(correct)한 표현

 ○ 간결한 표현

간결한 표현을 하기 위하여서는 

1) 순접, 역접 혹은 전환의 접속사를 적절히 사용하여 고속도로와 같이 직설적인 표현, 

2) 제목을 미리 정하여 주제의 분열을 방지, 

3) 수식어, 접속사 및 삽입부분과 같은 쓸데없는 꼬리는 과감히 떼어버리기, 

4) 주부와 술부를 떼어놓지 말며, 

5) 역접(그러나), 순접(그리고), 전환접속사(그런데)를 남발하지 말아야 한다.

 ○ 명확한 표현

누구나 쉽게 이해하도록 표현하기 위하여서는 적어도 

1) 전문용어 이외는 되도록 쉬운 용어를 사용, 

2)짧은 문장은 강한 이미지를 심어 준다. 

쥬라이 시저(July Cesare)의 “왔소, 보았소, 이겼소”는 짧기 때문에 명문이다). 

3)긴 문장보다는 몇 개의 단락을 나누어 쉽게 이해를 도와야 한다. 

즉 때와 장소에 따라, 서술대상에 따라, 입장과 관점에 따라, 사고의 순서에 따라 단락을 나누어라. 

4) 숫자나 비유를 통해서 구체적인 표현을 한다.

 ○ 살아 있는 표현 

살아 있는 표현을 위해서 적어도, 

1) 구두점을 정확히 활용하되 특히 쉼표(comma)사용, 

2) 상투적이고 관용적인 용어 사용을 지양, 

3) 같은 말, 같은 표현은 식상하게 할지 모르니 지양, 

4) 최근 시사용어를 사용하여 세대차이를 없애야 한다. 

예로 복명서는 결과보고서로 행정용어 순화된 것으로 사용하는 등

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출처 : http://www.tec-writing.com/mac1/sucess/upload/file_20081219120183.hwp