보고서 작성 : "공무원은 보고서 한 장으로 능력을 다 말한다." (3) 참신한 보고서 작성 비밀

(출처 : http://www.uwo.ca/oncology/oncologydept/annual_report.html)

4. 참신한 보고서 작성 비밀

□ 어떻게 지시를 받아야 하는가 ? 

일반적으로 지시를 잘 받는 비결이라고는 

① 평소에 자기의 업무분야에 대하여 제1인자가 되어야 한다. 

② 현행업무에 대하여 문제발견의식과 해결의식을 갖고 늘 생각하여 여하한 질문이나 지시에도 정곡을 찌를 수 있다.

③ 지시를 받을 때는 반드시 적을 수 있도록 필기도구나 소형 녹음기 등을 갖고 간다.

④ 지시사항을 적으면서 분위기, 참석자 등을 파악하여 의중을 파악해야한다. 

⑤ 동시에 주요하다고 생각되는 것에 대하여 “ 님께서 말씀하신 것은 ...와...와로 알고 있습니다.” 라고 복창을 한다. 이렇게 하지 않고서는 제1,2,3안 등을 마련하느냐고 인력소모만 한다.

⑥ 반드시 처리기한과 견해를 달리하거나 문제점에 대해서는 진언하여 명확히 하여 둔다. 지시현장에서  확정하지 않고서는 수 차례 보고를 해도 짜증만 사고 만다. 

⑦ 예스맨(yes-man)으로서는 절대로 정확하게 지시를 받을 수 없고, 사전지식 없이는 더욱 어렵다. 

⑧ 마지막으로 중간보고 기한 등과 방향 등을 복창하고 처리기한 내에 보고 및 조치를 치하고 보고서를 작성한다.

□ 보고 받을 사람의 입장에서 생각하라

요령 있는 공무원은 새로 기관장이 오면 전부서나 직장을 방문하여 인근직원으로부터 

 ① 잘 했다고 칭송을 받은 문서를 2 ～3 건 복사를 하여 성향을 분석한다.

 ② 인근직원으로부터 잘 사용하는 용어, 문체, 글자체, 색상, 보고서 양식, 배열 등에 대하여 정보를 수집

 ③ 기존직원들이 의중을 파악한 방법, 귀띔해 주는 사항(유의사항, 조심할 사항 등)에 대하서 간파한다.  

그리고, 보고서를 작성할 때는 입장을 바꿔 생각해서 

① 보고를 받기에 가장 편리한 시간인가 생각한다. 

감정이 격화된 시간, 배가 고플 때, 중식 후 오수가 오는 시간, 명상하는 시간대 등을 파악한다. 

② 보고를 받는 사람이 준비할 사항을 생각한다. 

기념식장에 참석한다면 대회사(식사, 기념사, 축사등), 회비, 동령부인(同令婦人), 보조직원 등을 보고서에 넣어야한다. 

③ 관련된 인적사항, 사전에 알아야 할 사항 등을 생각한다. 

가령 개소식에 참석한다면 참석하는 국회의원, 유지 분의 인적사항 등을 사전에 알려야 한다. 향교 향음주례(鄕飮酒禮)에 참석한다면 유교적 주법과 용어 등을 익혀야 한다.

④ 과거와 현장의 분위기를 사전에 파악하여 보고한다. 

집단민원 시에는 사건의 전말과 과거경위 및 주동자의 난폭행위 경계등에 대하여 사전에 준비해야 한다. 경찰동원 및 안전관리 직원을 충분히 고려해야 한다.

□ 제갈공명의 상황독파법(outline map)을 익히자.

① 조감도(鳥瞰圖, bird's-eye view)적인 견해

전문가일수록 전체를 생각하지 않는 실수를 범한다. 이런 실수를 두고 「열 개 기둥의 오류(ten-post error)」라고 한다. 판자 10개로 담장을 만들자면 현실적으로 기둥은 11개가 필요하나 10개라고 하는 실수를 두고 말한다. 

② “입장 바꿔 생각해봐“(易地思之) 

③ 앞뒤, 좌우를 연결하여 보고, 부분을 종합해 보면 전체적 윤곽이 나타난다.

④ 마지막으로 행간을 읽어라(read  between  the lines). 

□ 염라대왕의 수명부(checklist)를 활용하자. 

인간이 만든 것 중에서 체크리스트만큼 결과를 확실하게 보장하는 것은 없다. 보고서를 작성할 때에는 포함할 사항을 평시에 기록하여 놓았다가 작성 시에 하나하나 점검하는 방법이 필요하다. 

독일의 문호 괴테는 “인류발명 중에 가장 위대한 것은 복식부기와 체크리스트만이 완벽하게 한다.”고 말한 적이 있다. 

복식부기 역시 우리 나라 개성상인들이 이탈리아 베니스 상인에게 전하여 오늘날의 복식부기(double-entry bookkeeping)가 되었다고 한다. 

□ 보고서는 미니스커트(Mini-skirt) 차림의 미녀와 같다.

○ 손에 잡힐 듯이 구체화하라

① 판례, 사례나 구체적인 실례를 2 개만 들어라 (3 개는 너무 많고, 1 개는 무성의하거나 못 믿는다.)

② 현장에 데리고 가서 설명하는 것이 민원해결에서는 최고다. 아니면 현장 사진을 전후 비교하는 방법도 있다.

③ 통계는 수학의 매춘부다. 

남성에게는 매춘부가 없으면 아쉬운 존재임은 틀림없으나 믿을 수 있는 것은 아니다. 그러나 남성의 혼을 빼앗는데는 매춘부 이상 없다고 한다. 통계숫자 역시 확신을 심어주는 마력을 지녔다. 그래서 계량화하거나, 통계를 인용하라. 

④ 사진, 도면, 지도, 그림표, 모형, 조감도 등을 활용하여 한 눈에 볼 수 있도록 만들어라.

⑤ 최신 영상소프트웨어를 활용하여 이미지처리를 하여 시청각매체를 통해서 보고를 드려라.

○ 섹시하게 분장시켜라. 

같은 얼굴이라도 화장의 여부에 따라 달리 보이는 경우가 많다. 보고서는 문서라기보다는 자기의 의견을 피력하기 위한 상품이라고 생각하여야 한다

여기서『한 장 보고서(one-page report)』를 강조하는 이유로는 가장 짧으면서 강력한 인상을 줄 수 있는 보고서가 바로 한 장 짜리 보고서라는 것이다. OPR(한 장 짜리 보고서)의 마력은 

① 요사이 스피드 시대에 푸근한 마음으로 보고를 받고, 이야기를 나눌 뜸이 없어 대부분이 부재보고(不在報告)이고, 

② 1면으로 보고받는 사람의 심리적 부담을 최소한으로 줄이고, 

③ ‘60년대 시골 할아버지들이 초미니 아가씨를 보고서 아연실색(啞然失色)한 이유는 감출 것은 철저하게 가리고 보여 줄 것은 다 보여 주었다는 것이다. 

④ 어스름한 달밤에 한복 입은 여인처럼 오랫동안 아쉬움을 두고, 강렬한 인상을 남길 수 있다는 것이다. 

⑤ 무엇보다도 가장 경제적이라는 것이다.  

2면 이상이면 요지(gist)를 달고, 

10면 이상이면 목차(contents)를 작성하며, 

동시에 4면 이상이면 쪽번호를 붙여야한다. 

물론 보고서를 받는 사람의 편의도 생각하지만 그것보다는 보고서를 돋보이도록 하는 것이다. 최근에서는 상사에게 보고서의 좌측상단에 색지(色紙)로 귀지(dog-ear, 일명 아첨지, 아양지)를 붙이기도 한다. 요지는 적어도 제목, 주요항목과 행정사항에 상사가 선호하는 색으로 밑줄을 그어서 눈에 들게 한다. 보고서 내에는 색지(色紙)로 간지(間紙)를 넣기도 한다.

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출처 : http://www.tec-writing.com/mac1/sucess/upload/file_20081219120183.hwp