보고서 작성 : "공무원은 보고서 한 장으로 능력을 다 말한다." (1) 절대적 금지사항, 상대적 금지사항

(이미지 출처 : http://www.police.midland.on.ca/content/chiefs-monthly-report-board)

가. 공무원은 보고서로 말한다.

"특히 행정은 요식적 행위를 중히 여기기에 “공무원은 서류로 말하고, 서류를 위해서 존재한다”고 하기도 한다. 공무원이 작성하는 공문서 중 내부의사결정 문서인 보고서는 문서중의 문서라고 하겠다. 선진국일수록 보고서를 중시하여 미국에서는 지난 1972년부터 보고서 망국론을 제창하여 왔으나 아직도 공무원은 보고서를 작성하기 위하여 존재한다고 할만큼 활용되고 있다. 지난 1991년 “사막의 폭풍(storm of sands)”의 암호명으로 중동 전을 하는 도중 전장에서도 보고서를 작성하려고 컴퓨터를 짊어지고 다녔다고 한다."

나. 보고서 작성의 일반원칙 

최근 문서작성의 경향이 많이 변하고 있다. 직감할 수 있는 것으로 신문이나 잡지를 보면 쉽게 알 수 있다. 1985년부터 시사잡지의 대명사인 타임(Time)지와 뉴스위크(News Week)지에서는 “읽는 잡지”에서 “보는 잡지”“로 변모를 하였고, 흑백신문을 고집하던 뉴욕타임(New York Times)지도 지난해부터 칼라 판을 내고 있다. 

“읽는 문서→보는 문서”의 변모 특색 : ① 박스 혹은 역상으로 요약하는 린(lean)방식 혹은 리드(lead)방식 도입, ② 사진이나 도표 등 시각적인 이미지처리를 강조, ③ 단색에서 칼라로, ④ 상징적인 표현보다는 구체화 작업을 중시, ⑤ 현장감을 강조하여 행동(연출방법)화를 용이하게 함.

이에 보조를 맞추어 국내의 잡지에서도 린(lean) 방식 편집법과 리드(lead)방식을 도입하고 있다. 레이아웃에 있어서도 균형(balance), 대조(contrast) 등을 중시하여 중앙배치 등의 과거관행에서 탈피하여 “여백으로 말한다” 는 불균형․파격 배치법(unbalance ＆ broken layout)을 도입하고 있다. 행정기관의 보고서 역시 이런 경향에 편승하여 문자표현 중심에서 과감히 탈피하여 논리표현(logic-type), 통계(statistics-type)표현 및 이미지표현(image-type) 보고서를 작성하고 있다.

린 : 긴 문장을 다 읽지 않아도 알도록 요약하여 보다 눈에 띄게 여백에 요지를 다는 형식 

리드 : 서양식 잡지나 신문에 많이 사용, 첫 단락에서 전체를 요약하는 방식

여백으로 말한다 : White space says more than a sentence does(여백은 문장이상을 말한다.) : 일반적으로 행간을 읽는다고도 표현하는데, ① 보고하는 목적이 무엇인가를 면책인지 정보전달인지 등, ② 보고서 작성상의 의사여과과정 및 왜곡상태, ③ 주로 누구의 생각을 담고 있는지?, ④ 보고 후에 어떤 후속사건이 있을지 등, ⑤ 최악의 경우 이 보고서로 인하여 어떻게 당할 지 등

이미지표현 : 이미지(image)란, 미라의 얼굴을 덮던 가면(imago)에서 나온 단어로 환상적인 잔영을 의미하고, 광학에서는 실상이 렌즈를 통해서 맺혀진 허상(虛象)을, 멀티 미디아에서는 사진 등의 영상을 의미함.

1. 절대적 금지사항

□ 틀린 글자와 빠진 글자를 없애라.

1923년경 일본에서 모신문에서는 “천황(天皇)”을 야간에 작업을 하느라고 하늘천(天)자를 잘못하여 개견(犬)자로 식자하는 바람에 견황(犬皇)으로 인쇄된 사례나 1950년대 우리 나라에서도 모신문에서 “이승만 대통령”을 한자로 표기하는데 식자공의 실수로 견통령(犬統領)으로 출간한 적이 있었다. 

□ 아무리 긴 문장이라도 40 단어 미만으로

사람은 한눈에 볼 수 있는 문장은 글자수로 40 단어 미만의 길이라고 한다. 그 이상은 읽기를 기피하고 건성으로 읽는다는 것이다. 실존주의 철학자인 하이데거의 문장은 장문으로 유명하다. 한 문장이 두 페이지나 되는 것도 있으나 한 두 번 읽어서 알 수 없다. 법원에서 사용하는 판결문도 장문이라서 한 두 번 읽어서는 알지를 못 한다. 보고서는 짧은 시간에 읽어서 이해를 할 수 있어야 하기 때문이다. 긴 문자는 잘라서 표현해야 한다.

□ 보고서 1면에 17줄 이상은 적지 말라.

17 줄 이상은 답답한 느낌을 준다. 특히 업무보고서를 전문으로 하는 기획부서에서는 각실․과에서 제출한 보고서 줄 수만 세어서 조정하는 사람이 있다. 상위직에 갈수록 노안을 갖는 분이 많아서 글자의 크기(포인트 수)는 대략 13～15포인트 이상의 활자가 많이 쓰인다.

□ 명사로 끝나는 문장은 마침표를 찍지 않고, 명사형으로 끝나는 문장은 반드시 마침표를 찍는다.

개조식 보고서에서는 “...다”로 끝내기보다는 “하였음” 혹은 “이미지 만들기”와 같이 명사형으로 끝내는 경우가 많다. 이 경유는 제1 명사형“ㅁ” 혹은 제2  명사형 “기”로 끝내는 문장에는 반드시 마침표를 찍어야 한다. 예를 들면 “...하기 바람.” 혹은 “ 미녀 만들기.”와 같이 종지부를 찍는다. 

□ 문장 제일 마지막에 여는 부호가 오는 것을 금지한다. 

즉 소괄호((), 중괄호({), 대괄호([), 큰 따온표(“), 작은 따온표(‘), 부등호(＜), 큰 부등호(≪), 작은 꺾쇠표시(「),큰 꺾쇠표시(『), 및 오른쪽 오목블록표(【) 등과 같은 여는 부호가 오는 경우는 있으나 이와 반대인 경우는 절대로 올 수 없다. 

□ 문단 앞이 아니고서는 문장 앞에서 띄우지는 말라.

문단의 모양을 내는 방법으로 들어 쓰기(indent), 내어 쓰기(out-dent)와 가지런히 쓰기가 있는데 문단 앞에서는 들어 쓰기를 하는 경우가 있으나 문장에서는 들어 쓰기가 없고, 문장 끝에서 띄우기 위해서 문장 앞에서는 빈칸을 두지 않는다. 최근에서는 첫 번째 문단의 첫글자를 더 크게 확대하는 경우도 있다.

 2. 상대적 금지사항

□ 외톨이를 만들지 말라

번호를 붙이든, 문자표(□, ○,ㅇ,-등)를 사용하여 나열하든 간에 외톨이를 만들지 말아야 한다.

잘못된 예 

1. 유명한 장군은

  ① 김유신

2. 우리 나라 : 대한민국

잘된 예

 1. 신라장군 : 김유신(하나인 경우는 번호를 붙이지 않음)

 2. 우리 나라 : 대한민국 

□ 같은 체계급수(hierarchy grade)는 개요번호(槪要番號) 및 부호를 같이 하라.

□ “머리를 무겁게 하는 보고서” 에서 박스 내에는 4줄 미만으로 하라.

일반적으로 박스(글상자)를 보고서 위에 놓는 것을 “머리를 무겁게 하는 보고서”로 동양에서는 80% 이상 대부분의 보고서가 이런 형식으로 되어 있을 만큼 선호하고 있다. 이에 반하여 밑을 무겁게 하는 보고서는 기피하고 있다. 머리를 무겁게 하는 경우는 박스(Box)내에 주로 결론, 요약, 목적, 지난 사건의 개요, 내역 등을 적기에 가장 적합한 형식이다. 

□ 적어도 유능한 공무원이 되자면 “보고서 1면주의(one-page report principle)” 원칙을 어기지 말라. 

공무원 사회에 사용하는 보고서의 대부분은 한 장짜리 보고서다. 연구보고서, 귀국보고서, 출장결장보고서 등 특별한 보고서가 아니면 일반적으로 한 장 짜리 보고서를 보고서라고 부르고 있을 정도다. 

□ 중간에 끝나는 보고서는 가급적 만들지 말라.

비록 한 장이지만 중간에서 끝내는 보고서는 무엇인가 성의부족을 의미하고, 주요한 내용을 빠뜨린 감을 준다. 심지어는 무언인가를 잘린 감을 주어서 문서작성에 까다로운 상사는 “그것을 자를지언정 보고서를 중간에서 자르지 말라”고 농담을 하기도 한다. 한 면이 원칙이나 2 면으로 하거나 3 면은 좋으나 반장 짜리가 나오면 글자의 크기나 줄 간격 등을 조정하여 중간에서 끝나지 않게 해야 한다

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출처 : http://www.tec-writing.com/mac1/sucess/upload/file_20081219120183.hwp