정말 보내도 괜찮습니까? 의학교육에서 이메일 프로페셔널리즘(J Physician Assist Educ, 2017)

정말 보내도 괜찮습니까? 의학교육에서 이메일 프로페셔널리즘(J Physician Assist Educ, 2017)

Are You SURE You Want to Send That? A Model for Email Professionalism in Medical Education

Kenyon Railey, MD; Brandi Tuttle, MSLIS; Jasmine Weiss, MD

도입

INTRODUCTION

일반적으로 이메일이라고 불리는 전자 메일은 지난 40년 동안 극적으로 진화해 온 통신의 일반적인 형태이다. 2110억 개 이상의 이메일이 매일 전세계에서 보내진다.1

Electronic mail, commonly referred to as email, is a prevalent form of communication that has evolved dramatically over the past 40 years. More than 211 billion emails are sent each day worldwide.1

이메일은 종종 구조, 내용 및 컨텍스트에서 오류 발생 가능성을 증가시키면서 캐주얼하고 빠르게 작성됩니다. 또한 쉽게 전달, 저장 및/또는 인쇄됩니다. 좋든 나쁘든 간에 이메일은 지속적인 인상을 남길 수 있다. 따라서 현재 및 미래의 의료전문가가 전자 메일 통신 전략에 대한 지침을 받는 것이 필수적입니다.

Emails are often written casually and quickly, increasing the likelihood of errors in structure, content, and context. In addition, they are easily forwarded, stored, and/or printed. For good or bad, email can leave a lasting impression. Therefore, it is imperative for current and future clinicians to receive instruction in email communication strategies.

의료 교육 과정에서는 전문성이 강조되지만 이메일별 교육은 거의 이루어지지 않습니다. 현재 많은 의학 학습자들은 "디지털 토착민"으로 간주되고 있는데 이는 이들이 컴퓨터 기반 기술의 출현 이후에 태어났다는 것을 의미한다. 결과적으로, 대부분의 사람들은 교육 환경에서 디지털 미디어 형식에 익숙하다. 그러나 친밀함은 직업상의 숙달과 같지 않다.

Although professionalism is emphasized throughout medical education, very little email-specific training occurs. Many current medical learners are considered “digital natives,” meaning they were born after the advent of computer-based technologies. As a result, the majority are familiar with digital media formats in educational settings. Familiarity, however, does not equal professional mastery.2 

501명의 의대생과 312명의 주민을 대상으로 한 톰슨 외 연구진 연구는 많은 훈련생들이 온라인상에서 전문가와 개인의 경계를 모호하게 만들었다고 밝혔다. 저자들은 "참가자들이 그들의 현재와 미래에 오해의 여지가 있는 정보를 공유하는 행위가 [부정적인 직업적 결과]와 연관시키지 않는다"고 결론지었다. 더욱이 미래의 임상의사들에게 비전문가적인 행동에 관한 잠재적인 개인적 결과들이 있다. 파파다키스 외4는 훈련 중 전문적 행동의 과실과 훗날 practice중 징계 가능성 사이의 관계를 조사했다.

A study by Thompson et al3 of 501 medical students and 312 residents revealed that many trainees have blurred the lines between the professional and the personal online. The authors concluded that the participants did “not associate negative professional consequences with their current and future practice of sharing information that could be misinterpreted.” Moreover, there are potential personal consequences regarding unprofessional behavior for future clinicians. Papadakis et al4 examined the relationship between lapses in professional behavior during training and the likelihood of disciplinary action during practice.

의대생 6000명 이상을 대상으로 한 이 획기적인 연구는 의과대학에서 "문제적" 행동을 보이는 학생들이 나중에 의료 위원회에 의해 징계를 받을 가능성이 두 배 이상이며, 따라서 2차 교육 후 온라인 커뮤니케이션에서 보여지는 비전문적 행동이 미래의 비슷한 행동의 경고신호일 수 있다고 밝혔다.s

This landmark study of more than 6000 medical students revealed that students exhibiting “problematic” behaviors in medical school were more than twice as likely to be disciplined by the medical board later on.4 Unprofessional behavior exhibited in online communications during postsecondary training may, therefore, be a warning sign for future issues.

전문직 간 의사소통의 중요성은 대부분, 전부는 아니지만, 학술적 의학에서 인증 기관들이 강조한다. (표 1) 이러한 표준의 승진은 팀 기반 관리가 안전과 퀄리티를 향상시킨다는 생각을 반영한다. 이는 침대 옆과 사실상 모두 효과적이고 효율적인 의사소통을 통해 달성된다. 잘못 쓰여지거나 무시되는 전자 메일은 의도하지 않은 환자 치료 결과를 초래하거나 치료 제공의 비효율성에 기여할 수 있습니다.

The importance of interprofessional communication is emphasized by most, if not all, accrediting bodies in academic medicine. (Table 1). The promotion of these standards reflects the notion that team-based care enhances safety and quality. This is achieved through effective and efficient communication both at the bedside and virtually. A poorly executed or ignored email can lead to unintended patient care consequences or contribute to inefficiencies in care delivery.

또한 현대의 의료 사업자들은 새로운 기대에 일상적으로 적응해야 한다.

In addition, modern health care providers must routinely adapt to new expectations.

방법

METHODS

근거기반 이메일 가이드라인

Evidence-Based Email Guidelines

미국 의료 협회는 이메일 의사6를 개발했지만, 관련 보고서는 환자와 연락할 때 고려해야 할 윤리적 책임과 예방책만 검토한다.

The American Medical Association has developed email physicians6; communication guidelines for however, the associated report examines only the ethical responsibilities and precautions to consider when contacting a patient.

또한 2015년에는 Malka et al9에서 "의사들 사이에서 이메일 사용을 위한 공식적인 지침이나 커리큘럼"을 찾을 수 없었다.

Also in 2015, Malka et al9 found no “formal guidelines or curricula for email use among physicians.”9

SURE 모델에서, 각 문자는 전자 메시지를 보내기 전에 이메일 작곡가가 고려해야 할 주요 질문을 나타냅니다(표 2).

In the SURE model, each letter represents key questions that the email composer should consider before sending an electronic message (Table 2).

SURE모델

THE SURE MODEL

SURE

맞춤법과 문법

Spelling and Syntax

철자, 문법, 구두점 오차는 주의를 산만하게 한다. Send It 연구에서, 비록 연구 참가자들이 부적절한 철자나 문법을 좋아하든 싫어하든 간에, 저자들은 이러한 오류가 있는 이메일이 강한 부정적인 반응을 초래했다고 지적했다.11 Reendes et al11은 부실하게 구성된 이메일이 "수신자를 대부분 부정적인 인식을 갖게 남겨둘 것"이며 "보기싫은" 이메일은 메시지의 작성자가 비효율적이고, 전문가답지 않으며, 심지어 짜증나게 한다는 인식을 생성한다고 결론지 않았다.

Spelling, grammar, and punctuation errors are distracting. In the Send It study, Although study participants were “neutral” regarding like or dislike of improper spelling or grammar, the authors noted that emails with these errors resulted in strong negative reactions.11 Resendes et al11 concluded that a poorly constructed email “will almost certainly leave the reader with a negative perception” and that “disliked” emails create the perception that the composer of the message is inefficient, unprofessional, and even irritating.

대부분의 전자 메일 메시징 시스템에는 이러한 유형의 오류를 방지하는 워드 프로세싱 프로그램 기능이 포함되어 있습니다. 이러한 기능은 전문 이메일 구성에 보편적으로 사용되어야 합니다.

Most email messaging systems contain word-processing program functions to help avoid these types of errors. These functions should be used universally in professional email composition.

제목

Subject

잘 쓴 이메일은 잘 쓰여진 제목으로 시작한다. 현재 비즈니스 사용자는 하루 평균 120개의 이메일을 주고받으며, 이 수치는 증가할 것으로 예상됩니다.1 따라서 전문가들은 메시지를 빠르고 효율적으로 분류, 대응 및 보관해야 합니다. 제목은 그 과정의 중요한 부분이다.

Well-written emails begin with well-written subject lines. Business users currently send/receive an average of 120 emails per day, a figure that is expected to increase.1 Professionals must, therefore, triage, respond to, and archive messages quickly and efficiently. The subject line is a critical part of that process.

제목은 수신자가 메시지의 중요도에 대해 효율적이고 정보에 입각한 결정을 할 수 있도록 간결하고 구체적이어야 한다. 수신인은 내용을 기준으로 메시지를 저장, 구분 및 검색하므로, 제목은 메시지의 내용과 메시지를 보내는 이유를 동시에 표시해야 합니다. 장치, 화면 크기 또는 프로그램 설정에 따라 보낸 사람의 이름과 제목만 표시될 수 있습니다. 제목을 비워 두면 일부 수신자는 전자 메일을 완전히 삭제하기 때문에 제목줄을 생략하는 것을 피해야 합니다. 뿐만 아니라 제목 필드에 메시지가 전달된 경우 수신인이 메시지에 우선 순위를 부여할 수 없습니다. 제목줄은 발신인의 메시지가 작업관리 목록에 있는지 또는 휴지통에 있는지 여부를 결정하므로, 발신인은 제목줄을 작성할 때 의도적이고 신중해야 합니다.

The subject should be brief and specific to help recipients make efficient and informed decisions about the importance of the message. Because recipients store, differentiate, and retrieve messages based on content, the information in this field should simultaneously indicate the content of the message and the reason for sending it. Keep in mind that Depending on the device, screen size, or program settings, the sender name and subject line may be all that is visible. Omitting a subject line should be avoided at all costs because some recipients delete emails outright if this field is left blank. Not only that, but recipients may not give priority to a message if the subject field indicates that the message is a forward. Because the subject line will determine whether the sender’s message is placed on the to-do list or in the trash, senders should be intentional and deliberate when writing a subject line.

서명

Signature

제목 줄과 마찬가지로 서명 줄도 읽기 및 응답 시간과 관련된 의미를 가집니다. 학문적 의료 환경의 구성은 특히 위계적이며, 우리는 위계 구조가 병원의 전자 메일 행동습관에 영향을 준다고 생각한다. 예를 들어 부서 또는 병원 지도부의 메시지는 동료 또는 학생으로부터 받은 메시지보다 더 빠른 응답을 받을 수 있습니다. 수신자가 발신자를 즉시 인식하지 못하면 일부 메시지는 완전히 무시됩니다. 따라서 SURE 모델의 중요한 단계는 이름, 부서, 자격 증명 및 연락처 정보를 포함한 주요 정보를 받는 사람에게 제공하는 서명 줄을 포함하는 것입니다.

Like the subject line, the signature line also has implications related to reading and response time. The organization of academic medical environments is, especially hierarchical, and we suspect hierarchy affects email habits in teaching hospitals. Messages from departmental or hospital leadership, for example, likely receive a faster response than messages from peers or students. Some messages are ignored completely if the receiver does not immediately recognize the sender. Therefore, an important step in the SURE model is including a signature line that provides the recipient with key information including name, department, credentials, and contact information.

그러나 서명이 너무 길지 않도록 주의해야 한다. 이는 특히 휴대용 미디어 장치에 중요합니다. 인식과 전문성은 서로 얽혀 있기 때문에 모든 행정적 또는 학문적 임명을 포함하는 것은 자기중심적으로 해석될 수 있다는 것을 기억해야 한다. 서명도 제목과 마찬가지로 짧지만 구체적이어야 합니다.

Care should be taken, however, to ensure that the signature is not too long. This is, especially important for portable media devices. Because perceptions and professionalism are intertwined, senders should remember that including every administrative or academic appointment may be interpreted as egotistical. Signatures, like subject lines, should be brief but specific.

SURE

긴급성

Urgency

이메일은 여러 가지 이유로 읽지 않은 상태로 남아 있습니다. 불행한 사실은 보내지고 받는 메시지 수가 너무 많아서 환자도 보고 다른 작업도 관리하면서 메일을 처리할 수 없다는 것입니다.

Emails are left unread for a multitude of reasons. The unfortunate truth is that the sheer number of messages sent and received can be prohibitive to getting work done while also managing patients and other tasks.

메시지의 내용은 분명히 회신 시간에 영향을 미칠 것이다. 게다가, 부서문화는 같은 교육기관이나 기관에서도 응답시간에 영향을 준다. 따라서 전문 e-메일 사용자는 리더쉽에 따라 기대치가 달라지기 때문에 응답 시간과 관련하여 환경에 적응해야 합니다.

The content of the message will obviously affect turnaround time. In addition, departmental culture prevails on response times even at the same teaching hospital or institution. Professional email users, therefore, must adapt to the environment regarding response time because expectations will change with leadership.

우리는 응답자들이 시기 적절하고 적절한 방법으로 회신을 시도할 것을 권고한다. 특히 회신을 보낼 때까지 조치를 취할 수 없을 경우. 일반적으로 영업일 기준 7일 이내에 회신하는 것이 적절합니다. 이메일에는 요청된 응답 시간이 포함될 수 있습니다. 요청과 요구 사이에는 미세한 차이가 있지만 차이를 아는 것이 중요합니다.

we recommend that responders attempt to reply in a timely and appropriate manner, especially if action cannot be taken until a reply is sent. In general, a reply within 7 business days is appropriate. Emails may include a requested response time frame; although there is a fine line between requests and demands, so it is important to know the difference.

어조

Unprofessional Tone

이메일의 어조는 특히 어렵거나 논쟁이 될 수 있는 상황에서 고려되어야 한다. 2004년 이메일 예절에 관한 기사에서 잭슨과 헤논12가 지적했듯이, "당신의 이메일은 당신의 반영입니다." 진실성의 부족, 이해의 충돌, 서투른 표현, 부적절한 내용, 또는 선동적인 메시지도 명백히 전문가답지 않다.

The tone of an email should be considered, especially in potentially difficult or contentious situations. As Jackson and Hennon12 noted in a 2004 article about email etiquette, “Your email is a reflection of you.” Lapses in integrity, conflicts of interest, poor wording, inappropriate content, or inflammatory messages are also blatantly unprofessional.

SURE

내용 검토

Reviewing for Content

모든 전문 e-메일은 신중하게 작성되고 검토되어야 한다. 철자법과 문법을 점검한 후에 다음 고려할 것은 메시지의 흐름과 전반적인 목적이다. 정보 통제는 중요한 목표이다. 수신자는 필요한 정보와 필요한 "요청사항"을 체계적이고 효율적인 방식으로 남겨야 합니다. 다시 말해, 어떤 것을 포함시켜야 하고 어떤 순서로 해야 하는지에 대한 증거 기반의 합의가 존재하지 않지만, 2007년 미국 직업 건강 간호학 저널 기사는 "요청은 여러 부분에 언급하여 강조하고, 가장 중요한 내용은 첫 부분에 두라"고 제안한다. 길이와 내용 사이에 균형이 잡혀야 하며, 이는 철저한 재-읽기를 통해 이룰 수 있다. 이메일을 보내기 전에 큰 소리로 읽는 것은 모든 이메일에 대해 불필요하고 비현실적이지만 선택된 메시지에 유용할 수 있다.

All professional emails should be carefully composed and reviewed. After a spelling and grammar check, the next considerations should be the flow and overall purpose of the message. Information control is an important goal. The recipient should be left with the information they need and any requisite “asks” in an organized and efficient fashion. Again, no evidence-based consensus exists on what to include and in what order, but a 2007 article in the American Association of Occupational Health Nurses Journal suggests that emails “should prioritize requests with multiple parts, placing the most important first.”13 Balance must be achieved between the length and content, which a thorough re-reading will help senders create. Reading an email aloud before sending, although unnecessary and unrealistic for every email, may be useful for selected messages.

약어와 속어는 모두 피해야 한다. 문자 메시지나 트윗 시대에는 일부 미디어의 문자 제한 때문에 상투어, 구어체, 두문자어를 사용하는 경향이 있다. 두문자어나 약어는 오해가 있거나 잘못 해석될 수 있으므로 피해야 한다. 확실치 않을 경우 디지털 종이 trail의 일부가 될 것이므로 보다 포멀하게 쓰는 것이 가장 좋습니다. 만약 어떤 불확실성이 있다면, 작성자는 우선 이메일이 올바른 의사소통 방법인지 고려해야 한다. 특히 전달할 내용이 긴 경우에, 아무리 이메일이 전문적이고 명확하게 구성되더라도, 대면적 상호작용이나 전화를 대체할 수 없다.

Abbreviations and shorthand should be avoided altogether. In the era of text messages and tweets, there is a tendency to use cliche´ s, colloquialisms, and acronyms, perhaps partially due to character limits of some media. Because acronyms or abbreviations can be misunderstood or misinterpreted, they should be avoided. When in doubt, a more formal email is best, as it will become part of a digital paper trail. If there is any uncertainty, composers should consider whether email is the right communication method in the first place. For particularly long communications, most agree that even the most professional and clearly constructed email is no substitute for a face-to-face interaction or phone call.

수신자 확인

Recipient Confirmation

실수로 이메일을 잘못된 수신인에게 보낸 경우 관계와 명성에 영향을 줄 수 있습니다.

Relationships and reputations can be affected if emails are unintentionally sent to the wrong recipient(s).

대부분은 "전체 응답" 기능이 과도한 받은 편지함, 전자 메일 피로, 잘못된 전문적 인식 및 궁극적으로는 읽지 않은 메시지로 이어진다는 데 동의하지만, 일반적으로 요청 및/또는 응답과 관련하여 여러 사람에게 동시에 연락하는 것이 유용할 수 있다. CC와 BCC 옵션 영역은 이러한 이유로 잠재적으로 유용한 도구이다.

Most agree that the“reply all” function leads to overfilled inboxes, email fatigue, poor professional perceptions, and ultimately unread messages, but it can be generally useful to simultaneously contact multiple individuals regarding a request and/or its response. The CC and BCC options area lso potentially useful tools for this reason.

그러나 이러한 도구를 부적절하게 사용할 경우 문제가 발생합니다. CC필드는 시각적으로 부담을 줄 수 있으며, 특히 긴 CC 줄의 맨 아래로 스크롤하면 좌절감을 느낄 수 있습니다. 수신자는 전자 메일 대화에 누가 포함되었는지 거의 확인하지 않기 때문에, 메시지가 무시되거나 완전히 읽지 않을 가능성이 증가하므로 긴 CC 필드(독자 쪽에서 작업해야 함)는 피해야 합니다.

Issues occur, however, when these tools are used inappropriately. Carbon copy fields can be visually taxing, and scrolling to the bottom of a particularly long CC line can be frustrating. Because recipients rarely check to see who has been included on an email conversation, long CC fields (which require work on the reader’s part) should be avoided as they increase the chance that a message will be ignored or not read thoroughly.

이러한 경우 BCC 필드를 사용하는 것은 이론적으로 수신자가 보낸 사람의 이름만 보고 전자 메일 목록에 있는 모든 사람은 볼 수 없기 때문에 좋은 옵션일 수 있습니다. 그러나, BCC도 문제가 전혀 없는 것은 아니다. BCC를 사용하면 원본 메시지의 블라인드 복제본을 만들게 되고, 언제, 어디서 BCC가 사용되었는지 알 수 없게 되어 기밀성 및 보안과 관련하여 의도하지 않은 영향을 미칠 수 있다. 보낸 사람은 메시지가 전달될 때 신뢰를 위반하는지 아니면 다른 사람에게 맹목적으로 복사될 때 신뢰를 위반하는지를 고려해야 합니다.

Using the BCC field in these cases may be a good option because the recipient will theoretically only see the name of the sender and not everyone on the email list. Blind carbon copy, however, is not without its challenges. Creating a blinded replica of the original message prevents individuals from knowing when and where BCC has been used, which can have unintended implications regarding confidentiality and security. Senders must consider whether they are violating trust when messages are forwarded or blind copied to others.

SURE

감정

Emotions

이메일 텍스트만으로는 직접 대면할 때 나타나는 비언어적 및 언어적 신호를 전달하지 않으므로, 이메일이 미칠 수 있는 영향을 과소평가해서는 안 됩니다.

Email text alone does not communicate the nonverbal and verbal cues that are present in face-to-face interactions; therefore, the potential impact of emails should not be understated.

대부분의 사람들은 이메일이 발신인이 화가 났거나 기분이 나쁠 때 만들어지면 안 된다는 것에 동의한다. 임상심리학 저널에 편집장은 부정적 메시지에는 e메일을 절대 사용하지 말 것을 권한다. 만약 화가 난다면, 그것에 대해 반성하고 여러분의 감정에 목소리를 내는 것이 여러분의 가치와 일치하는지 그리고 여러분의 관심사에 (단기 그리고 장기적으로) 맞을 가능성이 있는지 고려하세요."14 텍스트가 어떻게 표현되는지에 대해 유념하는 것은 메시지를 보내는 것을 막을 수 있습니다. 또한 모든 대문자, 굵은 글꼴 또는 여러 느낌표를 사용하지 않는 것이 좋습니다.

Most agree that emails should not be composed when the sender is upset or angry. In the Journal of Clinical Psychiatry, the editor in chief wrote, “I suggest never using email for negative messages. If you are angry, reflect on it and consider whether giving voice to your emotions is consistent with your values and likely to be in your interest—both short and long term.”14 Being mindful of how the text is presented can help prevent sending a message that could be considered inflammatory. It is also recommended avoiding the use of all capital letters, a bold font, or multiple exclamation points, which could be interpreted as shouting.

이메일 발송자는 또한 그들의 메시지가 독자들에게 줄 수 있는 감정들을 고려해야 한다. Giiumetti 외 15는 불친절함을 논의하였는데, 그들은 특히 심리적, 생리학적 성과 결과에 미칠 수 있는 부정적인 영향의 예를 강조하여 "불친절하고 무례한 행동을 포함하는 일반적인 형태의 학대"로 정의하였다. 그들은 시뮬레이션된 직장 작업에서 부정적으로 인식된 이메일과 형편없는 성과 사이의 연관성을 증명할 수 있었다.15 이 연구는 이메일을 통해 전달되는 무례함, 무례함 및/또는 분노가 이론적으로 생산성에 영향을 미친다는 것을 보여주었다.

Email senders should also consider the emotions that their message might create in the reader. Giumetti, et al15 discussed incivility, which they defined as a “common form of mistreatment, involving rude and discourteous behaviors,” specifically highlighting examples of possible negative effects on psychological and physiological performance outcomes. They were able to demonstrate associations between negatively perceived emails and poor performance in simulated workplace tasks.15 This study showed that rudeness, incivility, and/or anger transmitted through email theoretically affects productivity.

SURE 모델에서 감정을 고려할 때 이모티콘을 언급하는 것은 중요하다. 감정을 표현하는 아이콘인 이모티콘은 다양한 이유로 현대의 이메일 메시지에 사용된다.

It is important to mention emoticons when considering emotions in the SURE model. Emoticons, which are icons that portray emotions, are used in modern email messages for a variety of reasons,

각 문화는 얼굴 표정과 관련된 관습과 관행이 다르기 때문에, 이모티콘은 받는 사람들 사이에서 다른 의미를 가질 수 있다. 전문적인 이메일 통신에서는 이모티콘을 피하는 것이 좋습니다. 만약 이모티콘을 사용한다면, 그것들은 간단하고, 알려진 받는 사람을 위한 것이어야 하며, 다양한 문화적 기준에 근거한 예측할 수 없는 반응을 이끌어낼 이미지가 없어야 한다.

Because each culture has distinct customs and practices regarding facial expressions, emoticons may have different meanings among recipients. It is recommended that emoticons be avoided in professional email communications. If emoticons are used, they should be simple, intended for known recipients, and devoid of imaging that could elicit unpredictable responses based on varied cultural norms.

윤리적 고려

Ethical Concerns

관련된 모든 당사자가 고등급 암호화를 사용하지 않는 한 이메일은 완전히 보안되지 않습니다.16 병원 내 법률 및 컴퓨터 기술 부서의 주요 관심사입니다.

Email is not completely secure unless all parties involved are using high grade encryption.16 Information security is a major concern for legal and computer technology departments within hospitals.

가족 교육 권리 및 개인 정보 보호법(FERPA)은 학생 교육 기록의 프라이버시를 보호합니다.17 예를 들어 교정조치 및 징계 조치와 같은 중등교육후교육 학생에 대한 특정 정보는 동의 없이 공유될 수 없습니다.

The Family Educational Rights and Privacy Act (FERPA) protects the privacy of student education records.17 Specific information about postsecondary students, such as remediation and disciplinary actions, for example, may not be shared without consent.

환자 및 학생의 기밀성 위반은 법적 의미를 가지며 동료 또는 동료의 기밀성 위반은 개인적인 내용을 담고 있습니다. 전자 메일에서 이러한 위반은 전달된 전자 메일, 블라인드 복사 메시지 또는 외부 전자 메일 수신자의 포함을 통해 발생할 수 있습니다. 비록 이러한 유형의 실수가 불법은 아니지만, 동료들이 그들의 동의 없이 그들의 메시지를 공유했다는 것을 알게 되면 신뢰가 깨질 수 있다. 또한 많은 교육 병원이 교수진, 학습자 및 직원에게 컴퓨터와 기관 이메일 주소를 할당하기 때문에, 실제로 사용자가 이메일 내용을 소유하지 않을 수 있습니다. 따라서 메시지는 프로그램, 병원 또는 기관을 공식적으로 나타내는 것으로 볼 수 있다.

Breaches of patient and student confidentiality have legal implications and breaches of colleague or peer confidentiality have personal ones. In email, these breaches can occur through forwarded emails, blind copied messages, or the inclusion of outside email recipients. Although these types of lapses are not illegal, trust can be eroded if colleagues discover their messages have been shared without their consent. In addition, because many teaching hospitals assign both computers and institutional email addresses to faculty, learners, and staff, the user may not actually own the content of the email. Therefore, a message could be viewed as a formal representation of the program, hospital, or institution.

일부 전문가들은 콘텐츠를 예상 당사자들만 보아야 한다는 것을 수신자에게 알리기 위해 공개 설명을 사용하기 시작했습니다(박스 1). 이러한 진술은 잠재적 오류의 추가 전파를 제한하기 위한 것이지만, 우리의 연구에서, 기밀 위반이 발생할 경우, 그러한 진술이 있더라도 책임이나 책임을 회피할 가능성은 거의 없다는 것을 발견했다. 따라서 기관은 학습자와 제공자가 이메일을 통한 개인 정보의 전송과 관련된 정확한 지침을 인지하도록 해야 한다.

Some professionals have started using disclosure statements to alert recipients that the content should be viewed only by anticipated parties (Box 1). These statements are intended to limit further propagation of potential errors, but in our research, we found it is unlikely that the presence of such a statement obviates liability or culpability if a confidentiality breach occurs. Therefore, institutions should ensure that learners and providers are aware of the exact guidelines concerning the transmission of personal information through email.

CONCLUSIONS AND NEXT STEPS

이메일 표준을 개발하는 것은 전문적 의미를 가질 수 있는 에티켓의 오류를 줄이는 데 도움이 될 것이다.

Developing standards for email will be instrumental in reducing errors in etiquette that can have professional implications.

의료 교육 내에서 전문가의 이메일 습관을 조사하기 위한 추가 연구가 필요하며, 프로그램은 이메일 사용과 관련된 명확한 정책과 절차를 개발하는 것을 고려해야 한다.

Further research needs to be done to examine email habits of professionals within medical training, and programs should consider developing clear policies and procedures regarding email use.

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J Physician Assist Educ. 2017 Dec;28(4):205-209. doi: 10.1097/JPA.0000000000000165.

Are You SURE You Want to Send That? A Model for Email Professionalism in Medical Education.

Railey K1, Tuttle B, Weiss J.

Author information

1

Kenyon Railey, MD, is an assistant professor in the Department of Community and Family Medicine at Duke University Medical Center in Durham, North Carolina. Brandi Tuttle, MSLIS, is a research and education librarian at Duke University Medical Center in Durham, North Carolina. Jasmine Weiss, MD, is a medical resident at the Emory University School of Medicine in Atlanta, Georgia.

Abstract

Email is an essential method of communication within academic medical environments and elsewhere. There is a growing body of literature that focuses on provider-to-patient communication in addition to studies examining the intersection of social networking and professionalism. Relatively little research exists, however, regarding the components of professional email interactions or "best practices" for electronic correspondence among colleagues, faculty, and trainees. After reviewing the existing literature, the authors created a practical approach for skillful email construction; the SURE model proposes a simplified framework that teaching institutions can use to improve interdisciplinary interactions and enhance email professionalism.

PMID:

 

29189651

 

DOI:

 

10.1097/JPA.0000000000000165